JobsAdministrative AssistantUnited StatesADMINISTRATIVE ASSISTANT
The Retail Group
Posted 2 days ago
ADMINISTRATIVE ASSISTANT
The Retail Group · Bayamón, Puerto Rico, United States
SAVE THIS JOB
In short
The Administrative Assistant is responsible for managing the reception area, including greeting visitors and handling phone calls. They also provide administrative support such as scheduling, inventory management, and document preparation.
What they're looking for
MUST-HAVE SKILLS
ALSO MENTIONED
Candidates must have at least one year of experience in an administrative or customer service role. Proficiency in Microsoft Office and experience with telephone switchboard systems are required.
About the employer
The Retail Group, Inc
Merchandising Services, Sales Force, Key Account Management and Trade Marketing.
Established in 1998, we are a leading company that offers Merchandising, Sales Force, Key Account Management, and Trade Marketing Services to companies in Puerto Rico and the Dominican Republic. With a vast knowledge in the sales, marketing, and retail industry, we work to deliver the best practices to our clients in all distribution channels. As part of our commitment, we contribute to institutions that require our help in our area of expertise, while strenghthening our position in our industry. Our client portfolio includes Fortune 500 companies, as well as local distributors, manufacturers and brand marketers. Retail Group is proud to be a leading service company in both Puerto Rico and the Dominican Republic.
- INDUSTRY
- Consumer Services
- COMPANY
- Privately Held
- FOUNDED
- 1998
- HEADQUARTERS
- Bayamón, PR
- SIZE
- 501-1,000
- OFFICES
- 2 on LinkedIn
KNOWN FOR
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Questions about this role
- Is this The Retail Group role remote?
- Tagged on site.
- Does it sponsor visas?
- Listed as no visa sponsorship.
- What experience does it ask for?
- Listed as 0-2 years.
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Profesional, trabaja todo lo correspondiente al área de recepción (recibir llamadas, tomar mensajes, atender visitantes y candidatos a empleo). Apoya el área de administración en necesidades puntuales tales como: coordinación de citas, actualizaciones de agenda, entre otros conforme a las necesidades y planificación semanal.
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Profesional, trabaja todo lo correspondiente al área de recepción (recibir llamadas, tomar mensajes, atender visitantes y candidatos a empleo). Apoya el área de administración en necesidades puntuales tales como: coordinación de citas, actualizaciones de agenda, entre otros conforme a las necesidades y planificación semanal.
Tareas Esenciales
- Responsable de abrir la oficina a las 7:45am, encender la fotocopiadora y el aire acondicionado al llegar y asegurar que se apaga al terminar su jornada a las 4:45pm, en caso de que quede personal en oficina se le comunica que apaguen el aire al terminar.
- Contesta llamadas telefónicas cortésmente y las canaliza con el personal correspondiente validando la información completa (nombre, cuenta, propósito/razón de la llamada).
- Toma mensajes y los pasa al recipiente vía email y se asegura que la persona lo haya recibido.
- Recibe visitantes, clientes, solicitantes de empleo, empleados, anuncia su llegada y se asegura que es escoltado. En caso de clientes, ofrece agua y café.
- Mantiene un registro de las llamadas recibidas con hora y fecha.
- Escuchar los mensajes en el buzón de voz.
- Mantiene un registro de visitantes y llamadas recibidas.
- Asegura que no se comunique información confidencial a las personas que llaman. Ej. Información de empleados y empleadas, de asistencia o ausencia a la compañía o información considerada confidencial.
- Mantiene actualizado el calendario de reservaciones de los salones de conferencia y reserva los mismos según las solicitudes recibidas.
- Prepara y coloca letreros correspondientes en la entrada de la oficina para la notificación de días feriados, oficina cerrada y/o horarios especiales.
- Antes de irse, valida que los salones de conferencia y las sillas estén en orden.
- Realiza cartas, minutas, documentos y/o traducción de documentos de ser necesario.
- Trabaja lista de materiales de oficina mensual, procesa pedido y al recibirlo, acomoda los artículos en el armario correspondiente.
- Mantiene control e inventario del agua embotellada y la nevera de mantecados para trabajar pedido antes que se acaben.
- Asiste en el proceso de impresión de documentos y hojas enviadas por los Supervisores y Ejecutivos de Cuentas.
Requisitos del puesto
- Experiencia de 1 año en trabajo administrativo o similar.
- Experiencia en funciones relacionadas ofreciendo servicio al cliente.
- Conocimiento y manejo de cuadro telefónico
- Manejo de programas de Microsoft Office
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